Firmenkreditkarte

Werden Dienstleistungen in Anspruch genommen oder Einkäufe getätigt, kann dies zwei Kategorien berühren: Entweder zahlt eine Person in eigenem Namen und auf eigene Rechnung oder ein Dritter hat sie dazu beauftragt. Letzteres ereignet sich vor allem bei Mitarbeitern auf Dienstreisen – es handelt sich um die sogenannten “Spesen”, aber nicht nur: auch Anschaffungen für Geschäftsräume können gemeint sein.

Spesen in Echtzeit und im elektronischen Rückblick

Die großen Kreditkartenunternehmen nun vereinfachen hier einem jeden Arbeitgeber die Buchführung: Tätigt der Arbeitnehmer alle Ausgaben, die aus Dienstanweisungen entstehen, mit einer Firmenkreditkarte (anderer Name: Geschäftskreditkarte), entfällt die Notwendigkeit, im Nachhinein Einzelrechnungen (bzw. gar Quittungen) zusammenzustellen und doppelt gegenzuprüfen. Anders gesagt: Die Firmenkreditkarte bzw. die Geschäftskreditkarte überlässt es letzten Endes der elektronischen Buchungsstelle der Kreditkartenfirma, den Verwaltungsaufwand für das gesamte Dienstreisemanagement zu übernehmen. Hierfür gibt es einen Begriff: “Management Informations-System” (abgekürzt: MIS). Die Kostenstelle der Firmenbuchhaltung, die Sachabteilung des Karteninhabers und dessen Personalnummer finden als Informationen auf dem Magnetstreifen der Kreditkarte Platz.

Viele Reisen von vielen Mitarbeitern formen sich so in übersichtliche (Echtzeit-)Statistiken und lassen erkennen, wo ein “Zuviel” an Ausgaben erfolgte bzw. des Weiteren vermieden werden könnte. Anders gesagt: Für die firmeninterne Buchhaltung ist in diesem Zusammenhang ständig abrufbar, welcher Mitarbeiter wann welches Flugticket für die eigene Verwendung, aber im Namen der Firma bestellt hat, inwiefern dies Firmenressourcen berührt und wie viele Hotelübernachtungen für den Auftragsreisenden aktuell noch möglich sind.

Eine Visitenkarte, die sich rechnet

Weiterhin kann die Firmenkreditkarte bzw. Geschäftskreditkarte als eine Art Ausweis dienen, die dem Gegenüber (Pförtner, Hotelportier, Autovermieter usw.) auf einen Blick die Funktion, Zugehörigkeit und Glaubwürdigkeit des reisenden Arbeitnehmers signalisieren. Denn: Firmenname, Firmenlogo und Mitarbeitername prägen das Aussehen eines solchen Zahlungsmittels – vergleichbar mit einer Visitenkarte.

Die Möglichkeit, durch die Firmenkreditkarte bzw. Geschäftskreditkarte die Reiseausgaben aller Mitarbeiter auf einen Blick zusammenzufassen, bringt ein Unternehmen mitunter in die Lage, bei Wiederholungsreisen Rabatte zu verhandeln. Beispiel: Erkennt die Firmenleitung auf der übersichtlichen Zusammenstellung aller Reiseausgaben, dass Angestellte auf Auftragsreisen unabhängig voneinander Dienste derselben Hotelkette oder derselben Autovermietung in Anspruch genommen haben, kann hier für weitere Anlässe ein weitaus günstigerer Großkundentarif eingerichtet werden. Gleiches gilt für sogenannte “Airmiles”, die nicht dem einzelnen Mitarbeiter, sondern dem Unternehmen als Gesamtträger gutgeschrieben werden. Die preisgünstige Mobilität der eigenen Firma kann so begründet und dauerhaft ausgestaltet werden.

Auch grundsätzliche Sonderleistungen bestehen bei der Verwendung von “Business Cards” oder “Corporate Cards”, wie diese Karten international benannt werden. Ein Reiseservice kann bzw. für Karteninhaber kostenlos in Anspruch genommen werden, VIP-Lounges und Konferenzräume sind zugänglich. Weiterhin sind durch besondere Versicherungen Firmenschäden gedeckt, die durch bestimmte Arten von höherer Gewalt entstehen. Hier kann es sich beispielsweise konkret darum handeln, dass Flugzeuge sich verspäten, in denen sich entweder die Mitarbeiter selbst oder deren Gepäck befinden.